Как правильно отчитаться за командировку
ИНСТРУКЦИЯ гладкого отчета по казенным деньгам
Рабочая поездка в другой город – отличная разбавка трудовой рутины: новые впечатления, знакомства, места…
Все омрачается тем, что по возвращении предстоит отчет по командировке в бухгалтерии – и этот процесс у многих вызывает страх. Особенно, если это первая служебная поездка, или бухгалтер строгий донельзя. Начинают волновать вопросы:
- Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов.
- Как заполнить авансовый отчет.
- В какие сроки по закону нужно сдать его бухгалтеру.
Все ответы мы расписали ниже – читайте…
Сделайте все правильно – и не попадете на деньги
Чтобы не переживать, как правильно отчитаться за командировку, документируйте всю поездку от начала до конца.
Собирайте все чеки, билеты, счета. Помните, что вы – подотчетное лицо, которому придется доказать, что средства потрачены по назначению, а не абы как.
После командировки для отчета в бухгалтерию НУЖНО ПРЕДЪЯВИТЬ:
- Проездные документы (авиа, ЖД или автобусные)
- Гостиничные бумаги или договор с арендодателем квартиры
- Акты и счета за аренду залов, авто и др. расходов, связанных с исполнением задания
Будьте внимательны при сборе документов из отеля – они обязаны соответствовать нормам отчета в 2019 году.
Только суточные вы можете тратить по своему усмотрению и без собирательства чеков из магазинов и столовых. Это ваши неподотчетные карманные… Все остальные выделенные средства часто лимитированы конкретными суммами.
Какую документацию за проживание собирать?
Отвечаем на вопрос: как правильно отчитаться за жилье в командировке:
- С отеля необходимо взять целый пакет документов – его выдают на ресепшн при выезде (выше есть ссылка на список бумаг).
- Если останавливались в апартаментах, то хозяин так же обязан выдать отчетность (непременно интересуйтесь при бронировании – оформляет ли ее владелец, есть собственники, которые неофициально сдают жилье).
Кстати, если квартира вам нравится больше, но документацию в ней не выдают – это не повод отказываться от такого варианта размещения. У вас есть шанс ЗАРАБОТАТЬ на казенных деньгах:
• Мы оформим гостиничные чеки для отчета.
• А вы разницу между стоимостью апартаментов и номера в нашем отеле заберете себе.
Несколько подробностей о выгоде для себя вы найдете в статье «Как быть, если потерял чеки»…
Нюансы транспортных расходов
Для отчета по билетам важно подготовить:
- Оригинальный бланк ЖД билета или его электронную версию (при покупке на сайте). Когда проезд в поезде оплачивается на ресурсе посредников (по типу tutu.ru), важно распечатать с личного кабинета квитанцию по сервисному сбору (10%).
Или
- Электронный авиабилет + посадочный талон. Учтите, что по самолетам именно талон является подтверждающим документом – без него во время отчета возникнут большие сложности.
ПРИМЕЧАНИЕ:
Что бы вам ни говорили в бухгалтерии по поводу электронной версии проездных билетов, имейте в виду – они идентичны оригинальным бланкам и подходят для отчета.
- Маршрутный лист и чеки с АЗС, если до места командирования вы добирались на личном или корпоративном автомобиле.
***
К транспортным расходам иногда относят городские автобусы, метро и такси. Но компенсация таких трат возможна в случае, когда они прописаны во внутреннем договоре или локальном акте вашей организации.
Больше информации об оплате проезда в общественном транспорте…
Как составить авансовый отчет?
Полный отчет по командировке в бухгалтерию вы обязаны сдать за ближайшие 3 дня после приезда. Считаются рабочие будни (при больничном листе идет перенос). Нужно приложить собранные документы (излишки вернуть в кассу, если потратили больше – вам выплатят возмещение).
Документировать расходы требуется в авансовом отчете. У бюджетников это унифицированный бланк, коммерческие фирмы чаще разрабатывают свою форму (но не возбраняется использовать и общепринятые бланки).
Как оформить все по правилам? Перечислим кратко:
- На лицевой стороне АО прописываете: ФИО, кем числитесь в организации, сумма подотчета, израсходованные средства и остаток на момент заполнения.
- На оборотной стороне заносите в графы с порядковым номером все траты с указанием подтверждающих документов, суммами и назначением.
- В нижней строке таблицы подводите подытог потраченных денег.
- Квитанции, билеты и пр. бумаги прикрепляете на клей/степлером к отдельному листу, он потом подшивается к отчету.
Вот и все нюансы, которые помогут правильно отчитаться после командировки и получить все, что причитается…